TUGAS KULIAH TRANSAKSI PENJUALAN PADA MYOB

 Tugas Kuliah Transaksi Penjualan pada MYOB

Transaksi Retur Penjualan di MYOB

Penulis masih menyoroti tentang kebiasaan yang salah kaprah dalam pembuatan soal untuk materi Akuntansi pada ajang Promosi Keterampilan Siswa (PKS) ataupun Lomba Keterampilan Siswa (LKS) baik di tingkat daerah maupun di tingkat pusat khususnya transaksi dan kebijakan akan pencatatan transaksi Retur Penjualan. Kalau di tinjau dari buku-buku akuntansi yang beredar bahkan di dalam Prinsip dan Standar Akuntansi Keuangan menjelaskan kalau terjadi Retur Penjualan akan dijurnal :

• Debit : Retur Penjualan

• Kredit : Piutang Usaha/Kas

• Debit : Persediaan

• Kredit : Harga Pokok Penjualan

Tapi dikarenakan mengikuti default dari MYOB, maka akun Retur Penjualan tersebut ditiadakan. Padahal ada cara yang bisa dilakukan dengan tetap menampilkan akun Retur Penjualan untuk setiap transaksi retur penjualan tersebut tanpa harus menghilangkan akun tersebut.

Ada beberapa cara yang bisa dilakukan yaitu :

1. Mencatat transaksi retur penjualan seperti biasa dengan men-debit akun penjualan.

Artinya, setiap transaksi retur penjualan dicatat dari menu Sales> Enter Sales> Layout Item> pilih item yang di retur, lalu isikan quantity di kolom ship dengan nilai minus, dst… dari transaksi ini akan dijurnal :

Debit PENJUALAN dan

Kreditnya adalah Piutang/Kas.

Dengan hal ini yang muncul di buku besar adalah akun penjualanyang berada di posisi Debit. Selanjutnya supaya akun retur penjualan terisi, maka di akhir periode kita tinggal jumlahkan berapa nilai transaksi di posisi debit di akun Penjualan. Dari jumlah nilai tersebut barulah di buatkan jurnal balik (reclass) dengan jurnal :

Debit : Retur Penjualan

Kredit : Penjualan (sebesar jumlah debit buku besar penjualan)

2. Cara lain yang bisa dilakukan adalah :

Membuatkan satu item dengan nama Retur Penjualan dan di hubungkan dengan akun Retur Penjualan dengan mengaktifkan pilihan I Sell This Item.

Selanjutnya setiap transaksi retur penjualan diisikan dengan cara :

Memilih barang yang di retur dengan mengisikan kuantitasnya minus, tapi harganya di kosongkan. Untuk hal ini otomatis akan dicatat Persediaan bertambah (Debit) dan HPP berkurang (Kredit)

Selanjutnya dibawahnya isikan item Retur Penjualan dan isikan amount sebesar nilai returnya. Untuk hal ini akan otomatis dijurlan : Debit Retur Penjualan dan Kredit Piutang Usaha.

Berikut ini ilustrasinya :

Traksaksi adalah situasi atau kejadian yang melibatkan unsur lingkungan dan mempengaruhi posisi keuangan. Setiap transaksi harus dibuatkan keterangan tertulis seperti faktur atau nota penjualan atau kwitansi dan disebut dengan Bukti Transaksi. Dalam akuntansi suatu transaksi diukur dengan satuan mata uang. Oleh sebab itu transaksi-transaksi yang bernilai uang saja yang dicatat dalam akuntansi. Jadi yang dimaksud transaksi dalam akuntansi dalam arti yang spesifik yaitu transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan. Karena hal tersebut yang disebut dokumen transaksi dalam akuntansi adalah dokumen transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan. Ini adalah satu perbedaan sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi manajemen, dimana transaksi dalam sistem informasi manajemen adalah semua kejadian yang melibatkan unser lingkungan baik yang berpengaruh maupun tidak berpengaruh terhadap posisi keuangan.

Pada perusahaan besar yang transaksinya dalam jumlah besar terutama pada transaksi pembelian, perlu dilakukan pengawasan, pemeriksaan baik terahadap kwantitas maupun kwalitas. Untuk setiap pembelian dibuatkan surat permintaan pembelian (Purchase Request) selanjutnya Order pembelian (Purchase Order). Sampai disini belum ada transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan dengan demikian dua dokumen tersebut tersebut adalah dokumen akuntansi yang tidak termasuk dalam bukti transaksi. Dokumen tersebut berfungsi hanya sebagai dikumen referensi.

Dalam proses penerimaan barang/jasa dibuatkan “Surat Bukti Penerimaan” atau apapun nama nya sesuai dengan barang atau jasa yang diterima bisa juga “Berita Acara Penerimaan” yang memuat informasi tentang kwantitas dan kwalitas serta menunjukan identifikasi dokumen pengantar supplier dan identifikasi dokument pembelian. Surat bukti penerimaan menunjukan pengaruhnya terhadap posisi keuangan, yaitu penambahan terhadap aset atau biaya. Surat bukti penerimaan ini adalah dokumen akuntansi yang tergolong bukti transaksi.

Hal yang spesifik dalam membuat bukti transaksi adalah bahwa setiap membuat bukti transaksi dengan sistem komputer, pada saat itu data tersimpan dalam sistem komputer. Data yang tersimpan tersebut selanjutnya diolah oleh sistem komputer menjadi informasi yang berguna. Tidak demikian halnya dengan sistem akuntansi manual dimana data dicatat secara berulangkali dari bukti transaksi sehingga menimbulkan kesan bahwa akuntansi itu sulit dan membuat jenuh.

Jurnal adalah catatan secara sistematis dan kronologis dari transaksi-transaksi finansial dengan menyebutkan perkiraan yang akan didebet dan dikredit, jumlah dan keterangan ringkas. Jurnal merupakan catatan transaksi finansial yang pertama karena itu disebut juga sebagai catatan yang asli (book of original entry). Banyak ragu dengan pernyataan ini kenapa yang pertama, termasuk saya sendiri juga demikian. Selanjutnya saya menarik kesimpulan bahwa jurnal ini adalah sumber informasi untuk berbagai keperluan dalam proses akuntansi khususnya.

Jurnal mempunyai 3 fungsi yaitu fungsi percatatan, fungsi historis dan fungsi analisis.

Terdapat Bermacam-macam Bentuk Jurnal yang dapat dipakai oleh perusahaan. Bentuk standar jurnal 2 kolom adalah bentuk yang umum digunakan digambarkan sbb:

Hal : 001

Tgl NomorBukti Keterangan Ref Debit Kredit

Jan 20 001 Kas 111 5.000.000,-

Modal 301 5.000.000,-

Posting adalah pemindahan dari buku jurnal ke buku besar. Pada system akuntansi komputer Buku Jurnal dan posting posting dilakukan secara automatics oleh komputer (auto Posting). Walaupun tidak mutlak, seorang data entry sebaiknya menguasai proses posting yang dilakukan oleh komputer agar bila terjadi kegagalan akan mudah menelusuri kesalahan yang terjadi.

Metode mengerjakan Jurnal dan Posting

Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk mencatat Jurnal jurnal dan posting. Cara berikut adalah salah satu teknik yang hanya dapat dilakukan dengan dukungan system komputer yang terintegrasi.

Posting dilakukan langsung dari file transaksi ke rekening-rekening buku pembantu dan lansung diprint-out ke buku besar. Bukti transaksi terlebih dahulu diproses/dientry ke system komputer sebelum diserahkan ke bagian akuntansi.

System komputer dapat menggantikan sebagian besar pekerjaan akuntansi sehingga personal hanya meng-entry/Mencatat data transaksi sekaligus mengasilkan bukti transaksi selanjutnya Jurnal, Laporan, posting ke buku besar dan buku pembantu sampai pembuatan neraca, neraca saldo, rugilaba, perubahan modal serta analisanya dikerjakan oleh komputer.

Proses pencatatan data jurnal pada system akuntansi komputer juga bervariasi tergantung pada prosedure dan metode serta tingkat integrated system yang diterapkan oleh pembuat program aplikasi tersebut. Banyak program aplikasi accounting siap pakai diperjual belikan seperti program aplikasi akuntansi komputer yang dikenal secara luas di dunia akuntansi adalah Dac Easy Accounting, MYOB, MAS dll, namun banyak perusahaan tidak dapat menggunakan program aplikasi tersebut karena beberapa hal, antara lain masalah standarisasi, tingkat kebutuhan perusahaan terhadap informassi yang berbeda dll. Dac Easy Accounting menggunakan standarisasi negara pembuatnya (Amerika). MAS adalah product local namun apa yang terdapat dalam aplikasi banyak tidak tidak dapat mengaplikasikannya karena berbagai alasan. Untuk itu banyak perusahaan membuat program aplikasi sendiri sesuai dengan system akuntansi yang diterapkan di perusahaannya.

Dengan program ini tugas operator hanya mencatat transaksi yang terintegrasi dengan subs system lain, selanjutnya komputer akan mengolahnya sampai kesasaran akhir laporan keuangan yaitu neraca, laporan rugi laba dan laporan perubahan modal serta analisanya.

Jurnal Khusus : Pada perusahaan besar ternyata transaksi-transaksi yang sama terjadi berulangkali sehingga tidak efektif lagi bila dicatat setiap hari ke dalam jurnal umum. Untuk menghadapi hal tersebut, dilakukan penyesuaian bentuk Jurnal disesuaikan dengan kebutuhan. Pada jurnal khusus transaksi yang sama dalam perioda tertentu dapat dijurnal satu kali saja. Jurnal khusus memiliki kontrol intern yang lebih baik karena transaksi telah dikelompokan, dan memungkinkan pembagian tugas sehingga terjadi spesialisasi pekerjaan.

Macam-macam jurnal umum dan jumlah kolom jurnal disesuaikan dengan kebutuhan namun umumnya jurnal umum terdiri dari

Jurnal Kas, dapat dibagi atas jurnal penerimaan kas untuk mencatat penerimaan kas dan jurnal pengeluaran kas untuk mencatat pengeluaran las

Jurnal Penjualan, untuk mencatat penjualan kredit. Penjualan tunai merupakan bagian dari jurnal Kas.

Jurnal Pembelian, untuk mencatat pembelian kredit, pembelian tunai merupakan bagian dari jurnal kas.

Jurnal Memorial (Jurnal Umum) untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dikelompokan pada jurnal-jurnal khusus di atas misalnya ayat penyesuaian, biaya/beban penyusutan, pendapat/biaya bunga, pendapatan/kerugian kurs. Dll.

Neraca lajur dan ayat penutup

Neraca lajur tidak diperlukan Pada system akuntansi komputer, karena semua proses penyusunan laporan keuangan (Laporan Rugi laba, Neraca, Perubahan modal serta analisanya) dapat dilakukanh oleh komputer

Pada sistem akuntansi manual, untuk mempermudah menyusunan laporan keuangan dibuat tabel untuk mencatat, meyesuaikan, menggolongkan saldo perkiraan-perkiraan buku besar yang disebut Neraca lajur (work sheet).

SISTEM PERSEDIAAN PENCATATAN MYOB

MYOB secara default menerapkan sistem pencatatan metode perpetual dimana setiap persediaan yang masuk dan keluar dicatat di pembukuan, tapi cukup banyak perusahaan yang biasa dan cukup nyaman menggunakan sistem pencatatan dengan metode periodik untuk persediaannya (Periodic Inventory System), bisakah MYOB menerapkan sistem ini?

Ciri dari Periodic Inventory System antara lain :

* Nilai persediaan ditentukan secara fisik melalui proses stock opname* Harga pokok penjualan adalah nilai : Saldo Awal Persediaan ditambah Pembelian dikurangi Saldo Akhir Persediaan

MYOB bisa dipergunakan untuk menerapkan Periodic Inventory System, dengan menggunakan beberapa trik pembukuan yang cukup mudah dilakukan.

Ada 2 (dua) metode penerapan Periodic Inventory System di MYOB, sesuai dengan format keluaran yang ingin anda hasilkan.

Pertama, adalah bila di Laporan Rugi-laba anda hanya ingin mempergunakan perkiraan Pembelian (Purchases), tanpa perlu menambahkan perkiraan baru lain untuk menerapkan sistem ini. Cara ini cukup sederhana, karena kita hanya perlu menggunakan Jurnal Umum (GJ) untuk melakukan pencatatan Saldo Awal Persediaan dan Saldo Akhir Perkiraan dan memindahkan nilai Persediaan ke perkiraan Persediaan Ditangan (Stock on hand) di setiap awal periode.

Kedua, adalah bila anda ingin juga menampilkan perkiraan Persediaan Awal dan Persediaan Akhir di Laporan Laba Rugi anda, cara ini bisa dilakukan dengan mempergunakan fitur 'Periode ke-13' yang memang telah disediakan oleh MYOB untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian pembukuan.

Saya akan bahas penggunaan kedua metode pencatatan ini pada artikel berikutnya.

Pencatatan Daftar Barang Dagangan

Agar dapat memanfaatkan fasilitas Inventory, maka item-item persediaan harus diMasukkan ke dalam sistem tersebut terlebih dahulu. Secara berkala item-item yang ada dievaluasi, sehingga dapat diketahui apa saja yang harus dibeli, bilamana dan berapa banyak, item-item mana yang harus dikeluarkan, menyesuaikan harga, dan seterusnya.

Proses pencatatan daftar barang dagangan adalah sebagai berikut :

Aktifkan Modul Inventory pada Command Centre.

 Klik Item List, lalu klik New.

Ada beberapa kategori (pengelompokkan) item diantaranya :

Item tersebut merupakan bagian dari barang dagangan. Saat membuat item ini

harus diaktifkan pilihan I Buy, I Sell dan I Inventory This Item, ciri item ini :

Mempunyai harga pokok (Cost of Sales) per unit.

Melekat pada akun persediaan.

Mempunyai satuan (kuantitas).

Item tersebut merupakan bagian dari service (jasa) yang ditawarkan (dijual) pada pelanggan. Item ini hanya dapat dijual saja, dan tidak dapat dibeli. Saat membuat item ini hanya diaktifkan I Sell This Item saja lalu pilih perkiraan yang digunakan dalam penjualan.

Item tersebut merupakan bagian dari perlengkapan/beban usaha. Jika item ini dibeli dan dimasukkan sebagai perlengkapan atau beban dan jika dijual biasanya dimasukkan ke dalam kelompok Income atau Other Income. Aktifkan I Buy danI

Sell This Item.

Pada tab Profil mencakup :

Pada Item Number isikan kode barang dan padaNa me isikan nama barang

(Masing-masing maksimal 30 karakter).

Quantity on Hand, jumlah barang tertentu yang dimiliki perusahaan saat ini.

Current Value, merupakan jumlah nilai uang atas item yang berhasil dijual

perusahaan saat ini.

Average Cost, merupakan jumlah nilai rata-rata biaya yang sudah dikeluarkan

perusahaan untuk item tersebut.

Copy From, berfungsi untuk memasukkan perubahan yang terjadi pada item

tertentu dan menyimpannya dengan cara menimpa yang ada. Hal ini untuk

mempercepat pengisian per unit barang yang sejenis.

InactiveItem, merupakan sebuah identitas barang item tersebut masih diperjual

belikan oleh perusahaan atau sudah berhenti, jika diaktifkan maka tidak dapat

digunakan untuk transaksi.

I Buy This Item, merupakan sebuah identifikasi yang menunjukkan item tersebut

hasil pembelian perusahaan pada pihak lain yang berdampak pada biaya bagi

perusahaan, dikaitkan ke nomor perkiraan Harga Pokok Penjualan

Sell This Item, merupakan sebuah identifikasi yang menunjukkan item tersebut

dijual oleh perusahaan pada pihak lain yang berdampak pada pendapatan

perusahaan, dikaitkan ke nomor perkiraan Penjualan/Pendapatan Jasa.

Inventory This Item, merupakan sebuah identifikasi yang menunjukkan item

Tersebut disimpan untuk persediaan oleh perusahaan pada pihak lain yang berdampak pada akiva (persediaan) perusahaan. dikaitkan ke nomor perkiraan Persediaan Barang Dagangan/Perlengkapan.

Klik Tab Buying Details (jika item tersebut merupakan jasa maka tahapan ini

diabaikan saja).

Last Puschases Price, harga beli terakhir yang pernah dilakukan (otomatis diisi).

Buying of measure, isi satuan barang yang dibeli, misal : Buah, Unit, Kotak, dll.

Number of Item per Buying Unit, isi jumlah barang yang dibeli persatuan.

Tax Code When Bought, isi kode pajak pembelian barang (PPN Masukkan).

Minimum Level for Restocking Alert, isikan jumlah persediaan minimum untuk

jenis barang tersebut.

Primary Supplier for Reorder, isikan pemasok utama barang tersebut.

Supplier Item Number, isikan kode pemasok (jika ada).

Default Reorder Quantity, isikan jumlah pengisian kembali setelah mencapai

persediaan minimum.

Klik tab Selling Details

Base Selling Price, isi harga jual dasar barang tersebut.

Selling Unit of Measure, isi satuan unit barang yang dijual (misalnya :Set, Unit)

Number of Item per Selling Unit, isi jumlah satuan barang yang dijual.

Tax Code When Sold, isi kode pajak penjualan barang (PPN Keluaran).

Inclusive/Exclusive, tentukan apakah harga sudah termasuk pajak (inclusive) atau

harga belum termasuk pajak (exclusive).

Calculate Sales Tax on, pilih apakah PPN dihitung dari harga Base Selling Price

atau Actual Selling Price (yang sebenarnya kita isi di dalam Invoice).

Klik tab History, apa yang sudah terjadi pada suatu barang untuk periode tertentu.

Perusahaan dapat mengedit tiap kolom histrory yang ada sesuai dengan sejarah barang

tersebut.

Klik tab Auto - Build, perusahaan dapat merakit atau membentuk produk baru dengan

menggunakan bahan yang tersedia di persediaan.

Minimum Level for Restocking Alert, merupakan alarm bagi perusahaan jika

item atau barang tersebut sudah mencapai pada titik minimum yang telah

ditentukan perusahaan.

What It Takes to Build, merupakan informasi jumlah yang dibutuhkan untuk

merakit barang.

TombolEdit, merupakan alat untuk memasukkan barang apa saja yang

dibutuhkan untuk produk tersebut. Perusahaan dapat memasukkan material bahan

Pencatatan Jumlah Fisik dan Harga Beli Barang Dagangan

Jika seluruh data barang yang diperdagangkan telah dicatat ke dalam kartu persediaan selanjutnya catat jumlah fisik barang. Proses pencatatan jumlah fisik barang dalah sebagai berikut :

Klik Adjust Inventory.

PadaDat e, isikan tanggal pencatatan fisik barang, misalnya : 1/1/07.

PadaM e mo, isikan keterangan, misalnya : Stok Awal.

Pada kolom Item Number, isikan kode barang.

Pada kolom Quantity, isikan jumlah stok awal barang dagangan.

Pada kolom Unit Cost, isikan harga beli barang tersebut.

Pada kolomAcco unt, isikan nomor perkiraan untuk persediaan barang dagangan dari

kelompok Asset, misalnya : 1-1005 (Persediaan Barang Dagangan).

Perhatikan gambar di bawah ini.

Jika sudah selesai pencatatan seluruh jumlah stok awal barang dagangan beserta harga

beli, klik Reco rd